GESTIÓN DE CORRESPONDENCIA
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La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

El procedimiento de gestión de correspondencia es de aplicación por parte de todos los servidores de la Fiscalía General de la Nación. Es responsabilidad de Sección de Gestión Documental la actualización y generación de directrices y lineamientos relacionados con el tema.

Las actividades que se desarrollan para el cumplimiento de esta función son: Recepción de documentos, Radicación de los mismos, Registro de documentos, Distribución de documentos internos y externos, Trámite y respuesta, Organización de los documentos, Clasificación documental, Ordenación documental, Conservación y
Consulta de documentos.

Concluyendo el concepto de gestión de correspondencia se puede decir que es el conjunto orgánico de documentos con cualquier fecha, formato o soporte material, producidos o recibidos en desarrollo de las funciones administrativas, misionales y judiciales que le son propias, organizados y conservados para la gestión administrativa, así como para la investigación y la historia.
DEFINICIONES
CORRESPONDENCIA: Es la comunicación escrita entre dos o más personas o instituciones. Para el ámbito de este procedimiento correspondencia será la comunicación escrita que reciban o envíen los servidores y funcionarios de las diferentes dependencias de la Fiscalía General de la Nación, en cumplimiento de las funciones que se les han asignado y utilizando alguno de los siguientes medios: papel, fax, medios magnéticos o digitales y correo electrónico. Se exceptúan de los tratamientos de correspondencia, los actos administrativos de carácter general, diferentes de oficios, memorandos y circulares. La correspondencia se clasifica en externa e interna.


CORRESPONDENCIA EXTERNA: Es la que cursa entre las dependencias del Fiscalía General de la Nación y entidades públicas o privadas, o con particulares, y comprende entre otros, cartas u oficios, comunicaciones e informes, telegramas, fax y correo electrónico, de acuerdo con las diferentes modalidades de servicio, Valija, Correo Certificado, Aerogramas, Mensajería Urbana, Internacional y es tramitada a través de la ventanilla de correspondencia de la Sección de Gestión Documental en el nivel central o de las áreas de Correspondencia en las Direcciones Seccionales.

La cual cuando es de entrada a la Fiscalía deberá asignársele un número único consecutivo, así como cuando sea de salida.

CORRESPONDENCIA INTERNA: Es toda comunicación que cursa entre dependencias, Seccionales o servidores de la Fiscalía General de la Nación por razones del servicio y en desarrollo de las funciones asignadas constitucionalmente. Se considera correspondencia interna: oficios, memorandos y las circulares internas.

La correspondencia interna podrá generar su propio número consecutivo por cada dependencia que elabora la comunicación o ser unificado por la central de correspondencia correspondiente, dependiendo de las condiciones de ubicación física y distribución de áreas en cada seccional.


CORRESPONDENCIA OFICIAL: Comprende las comunicaciones dirigidas a la Fiscalía General de la Nación como entidad, y a sus funcionarios y servidores en calidad de tales, con indicación del cargo que ocupan.

CORRESPONDENCIA PARTICULAR: Es aquella que llega a la Fiscalía General de la Nación con nombre propio de servidor o destinatario, sin citar su cargo y la que indique claramente su carácter de personal. A este tipo de correspondencia no se le da ningún trámite en la entidad.


DOCUMENTO: Cualquier soporte que contenga información producto de una actividad administrativa, misional o judicial.


CORREO CERTIFICADO: Servicio especial de comunicación el cual posee valor legal.


CORREO POR VALIJA: Servicio institucional mediante el cual se tramitan las comunicaciones internas entre las diferentes seccionales del país.


CORREO ENTREGA PERSONAL O MENSAJERIA URBANA: Servicio de entrega dentro del perímetro urbano de documentos a través de personal de mensajería motorizado.


CORREO HOY MISMO: Servicio especial de trámite dentro del mismo día de imposición a ciudades principales.


CORREO INTERNACIONAL: Servicio de trámite de documentos a nivel internacional.


AEROGRAMAS CERTIFICADOS: Servicio especial de notificación y citación a intervinientes dentro de los procesos penales, servicio con valor legal en razón a su connotación de certificado.


La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.


El procedimiento de gestión de correspondencia es de aplicación por parte de todos los servidores de la Fiscalía General de la Nación. Es responsabilidad de Sección de Gestión Documental la actualización y generación de directrices y lineamientos relacionados con el tema.

Inicia con la recepción de la correspondencia interna por parte de todas áreas de la entidad y con la recepción de los documentos de las diferentes entidades públicas y/o privadas o particulares y culmina con la distribución y entrega al destinatario.
Entre las actividades de este procedimientos se pueden contar: Recepción de documentos, Radicación de los mismos, Registro de documentos, Distribución de documentos internos y externos, Trámite y respuesta, Organización de los documentos, Clasificación documental, Ordenación documental, Conservación y Consulta de documentos.


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