Estudio de caso: LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LOS MEDIOS DE PRENSA ESCRITA EN CUBA

Continuando con lo anterior de buscar trabajos relacionados con la Gestión Documental esta lo realizado por Livia M. Reyes Ramírez del Centro de Información para la Prensa en Cuba.

El estudio resalta la importante relación que tiene la Gestión de los Documentos con la actividad administrativa, máxime cuando la modernidad obliga a que todas los entes del estado cumplan diferentes normatividad entre las que hacen parte las referentes al manejo adecuado de la documentación que fluye en ellas, tanto externa como la producida.
El trabajo es realizado para un área específica cual es los medios de prensa que convierte en una necesidad el manejo eficiente de la gestión documental para los profesionales de la prensa escrita, ya que como lo menciona la investigadora no se concibe un profesional mal documentado y desconocedor de las vías por las que circulan y se accede al conocimiento.


Muestra la integralidad del trabajo mancomunado esta vez en el sector privado, como son los medios de prensa, que a pesar de que en ese país forman parte del estado en la generalidad de mundo estos son independientes por lo de la libertad de prensa y expresión. En dicho país están aprovechando el advenimiento de la Sociedad de la Información-- verbigracia desarrollo de Nuevas Tecnologías de Información y de Comunicación--, y el rol cada vez más protagónico de los medios de prensa en la sociedad, cualquiera que esta sea como se refiere la investigadora

De acuerdo al estudio no hay una cultura del manejo adecuado de la Gestión Documental en el área del periodismo escrito en ese país, solo se limitan a “guardar” un valioso acervo documental y a contar con las colecciones impresas de sus respectivos medios de comunicación, y las fotografías que han generado sus fotorreporteros.

El archivo esta relacionado con la idea de conservar todo lo producido por las oficinas de prensa y guardadas en muebles de archivo y no como institución de información que sirva para cumplir funciones de fácil recuperación de documentos almacenados bien sea para su conservación histórica o necesidades jurídicas.

Tampoco cuentan con la interrelación de áreas ni mucho menos con personal especializado en el manejo de archivos que haga mas útil y eficaz el trabajo, tampoco utilizan los adelantos de la tecnología para hacer las búsquedas mas precisas en menos tiempo con el ahorro en todos los aspectos que eso supone,
por ser especialista en la selección, conservación, organización, análisis y difusión de la información y por conocer los métodos para descubrir las necesidades informativas del universo al cual debe servir.


En este aspecto y a pesar de que Cuba cuenta con uno de los mas altos niveles de alfabetismo, a nivel mundial, ya que el gobierno subsidia hasta cuatro carreras profesionales por persona, no cuentan con infraestructura, logística y normatividad que les permita adelantar correctamente esta función, lo que comparado con Colombia se le lleva gran camino recorrido a la isla en este sentido, lo que conlleva a que por el mal manejo de la documentación y al detrimento de los mismos por falta del adecuado manejo, por la carencia de recursos financieros para la adquisición de fuentes documentales necesarias que reduce la capacidad de respuesta de estas organizaciones

De acuerdo al estudio de caso por sus mismas limitaciones con el mundo exterior en la isla solo actualmente han comenzado a hacer más uso de los servicios on-line y off-line, pero este proceso sólo es muy incipiente y poco sistémico.


Como conclusión de toma que según el análisis realizado y comparado con Colombia, como ya se expresó lidera esta actividad nuestro país, ya que Cuba aun está despertando en tal sentido y aprovechando los recursos existentes para ir paulatinamente organizándose.

Lo anterior muestra que no cuenta con un modelo a seguir, por lo cual no aporta elementos enriquecedores a nuestro proceso actual en materia de adelantos en el manejo de la Gestión Documental.