Estudio de caso: Integración de la Gestión Documental a la administración Pública
En la búsqueda de documentos que traten el mismo tema objeto del presente trabajo, se ha encontrado este muy valioso para la investigación propia, cual es el manejo de la Gestión Documental en las Entidades Públicas, realizado por María del Valle Palma Villalón, en España.
El estudio resalta la importante relación que tiene la Gestión de los Documentos con la actividad administrativa, máxime cuando la modernidad obliga a que todas los entes del estado cumplan diferentes normatividad entre las que hacen parte las referentes al manejo adecuado de la documentación que fluye en ellas, tanto externa como la producida.

Para el caso la investigadora escogió dos entes estatales uno de mayor capacidad administrativa, lo que en nuestro país significa del orden nacional y otro de orden local o municipal, dándole así mismo importancia imprescindible a las personas que realizan esta importante labor, como ella le denomina los “archiveros”. Así mismo el control que se le debe dar a los documentos durante todo el ciclo vital de manera integral. Ambos entes se atañen a la normatividad que en esta materia les rige e igualmente la estandarización de este proceso en el ente y la figuración del mismo en el organigrama lo que resulta dándole mayor relevancia e importancia para su cumplimiento por todas las áreas que la representan.
El trabajo contiene la normatividad, consideraciones generales, conceptos, como se integra la gestión documental con la función administrativa, como es vital para el apoyo de la información que debe aportar la entidad a los usuarios, lo que redunda en una mayor eficacia de la gestión administrativa de la entidad. La eliminación de procedimientos innecesarios, la reducción de los modelos de documentos a los estrictamente necesarios con la consiguiente desaparición de multicopias, la adecuación de los documentos a su función etc. supondría un ahorro de recursos humanos y financieros, y una mejoría en el servicio al ciudadano. Esta coordinación aseguraría un flujo de información en ambas direcciones y una integración de los datos en el inicio del proceso documental, de este modo, la descripción de los expedientes, la asignación de los códigos de clasificación y de confidencialidad, la fijación de su período de permanencia o eliminación, e incluso de transferencia, podrían incorporarse en el mismo instante en el que se abre un procedimiento administrativo.
A otro punto que le suministra relevancia es integrabilidad que debe tener la gestión documental con las demás aéreas que conforman la entidad de formar equipo y coordinarse entre ellas, en especial con la de Informática.
Analizando lo leído se visualiza que el modelo que en España aplican es muy similar al adoptado en nuestro país por el Archivo General de la Nación y que en cumplimiento de la Ley 594 de 2003, es de obligatoriedad para todos los entes del estado y los que ejerzan funciones públicas de manera transitoria.
De acuerdo igualmente a la experiencia propia, en Colombia se viene aplicando correctamente la Gestión Documental, de lo mas importante es la estandarización en la documentación que se maneja lo que contribuye a que el estado sea cada vez mas efectivo en la prestación del servicio a los usuarios de cada entidad, a la racionabilidad del gasto público, ya que solo se debe utilizar las series y subseries fundamentales de cada función lo que conlleva a ir cambiando la costumbre del guardar gran cantidad de documentos en multicopia con la disculpa de la “ salvar responsabilidades futuras”.
Así mismo, se viene manejando la integridad de las demás áreas de cada entidad con el Área o Sección de Gestión Documental y lo fundamental del proceso es la integración de la informática en la Difusión de la Información o Comunicación.

En este aspecto también se tienen innumerables avances ya que todo debe estar debidamente sistematizado para una fácil recuperación de los documentos en el momento de requerirse nuevamente, bien sea para consulta o reactivación de los mismos por diferentes motivos y actualmente se avanza en la digitalización de la información lo que conllevara en un futuro cercano a que no se utilice el medio papel sino que todo sea sistematizado y guardado en medios magnéticos con el consecuente ahorro en la compra de insumos y equipos y de espacios ya que no se requerirá de amplios espacios de almacenamiento.

Se concluye que las entidades colombianas que cumplen adecuadamente la normatividad en Gestión Documental, están a la vanguardia de los adelantos a nivel internacional y de las grandes potencias mundiales.

Se menciona que las entidades que cumplen adecuadamente la normatividad porque aun existen entes reacios a cumplirla y por ello están atrasados en el adecuado manejo de la documentación, lo que permite que sea valedero el trabajo de grado que se está estructurando en tal sentido para ser difundido a nivel nacional.

Se visualiza la importancia de integrar las TIC a este proceso ya que las nuevas tecnologías de la información y la comunicación posibilitan la integración de todos los sistemas administrativos (uno de ellos es el sistema de gestión documental), tanto a nivel interno como entre las distintas administraciones. Esta posibilidad levanta las barreras, tanto informáticas como telemáticas, que impedían la interconexión entre los sistemas.